個人情報保護規程

宮崎県教職員組合個人情報保護規程

第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は,宮崎県教職員組合(以下「この組合」という。)定款第6条に基づいて定めるもので,この組合が保有する個人情報に関して,この組合が遵守すべき義務その他個人情報の適正な取り扱いについて基本となる事項を定めることにより,個人の権利利益の保護をはかるとともに,事業の適正な運営に資することを目的とする。
2 この組合が保有する個人情報の保護に関する事項は,この規程に定めるもののほか,個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号,以下「保護法」という。)その他法令に定めるところによる。

(定義)
第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は以下のとおりとする。
①個人情報
 生存する個人に関する情報であって,当該情報に含まれる氏名,生年月日その他の記載等により特定の個人を識別できるもの(他の情報と容易に照合することができ,それにより特定の個人を識別することができるものを含む。)をいう。
②個人情報データベース等
 個人情報を含む情報の集合物であって,次に掲げるものをいう。
イ 特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの。
ロ イに掲げるもののほか,個人情報を一定の規則に従って整理することにより特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成した情報の集合物であって,目次,索引その他検索を容易にするためのものを有するもの。
③個人データ
 個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
④保有個人データ
 この組合が開示,内容の訂正,追加又は削除,利用の停止,消去及び第三者への提供の停止の全てを行うことのできる権限を有する個人データであって,次に掲げるもの以外のものをいう。
イ 当該個人データの存否が明らかになることにより,本人又は第三者の生命,身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの。
ロ 当該個人データの存否が明らかになることにより,違法又は不当な行為を助長し,又は誘発するおそれがあるもの。
ハ 当該個人データの存否が明らかになることにより,国の安全が害されるおそれ,他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの。
ニ 当該個人データの存否が明らかになることにより,犯罪の防止,鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの。
ホ 6か月以内に消去することとなるもの。
⑤本人
 個人情報によって識別される特定の個人をいう。

第2章 個人情報の取得及び取り扱い
(利用目的の特定,変更,取得に際しての利用目的の通知等)
第3条 個人情報を取り扱うにあたっては,この組合が業務を遂行するために必要な範囲内でその利用目的をできる限り特定する。
2 この組合は,利用目的を変更する場合には,本人の事前の同意なくして,変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わない。
3 この組合は,特定された利用目的について,あらかじめこれを公表していない場合には,個人情報の取得した際,速やかに本人に通知又は公表を行う。
4 この組合は,前項の規定にかかわらず,本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面(電子的方式,磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合のほか,組合加入届,変更届,申込書,署名簿,各種アンケートその他の形式を含めて,本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合には,人の生命,身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合を除いては,あらかじめ,本人に対し,その利用目的を明示する。
5 この組合は,利用目的を変更した場合には,変更された利用目的について,本人に通知し,又は公表する。
6 前3項の規定は,次に掲げる場合については,適用しない。
①利用目的を本人に通知又は公表することにより,本人又は第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
②利用目的を本人に通知又は公表することにより,この組合の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
③国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,利用目的を本人に通知又は公表することにより当該事務の遂行に支障をきたすおそれがある場合
④取得の状況からみて,利用目的が明らかであると認められる場合

(利用目的による制限)
第4条 この組合は,次に掲げる場合を除き,あらかじめ本人の同意を得ることなく,特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱わない。
2 この組合は,他の個人情報を取り扱う者から事業を承継するに伴って個人情報を取得した場合は,あらかじめ本人の同意を得ないで,承継前における当該個人情報の利用目的の達成に必要な範囲を超えて,当該個人情報を取り扱わない。
3 前2項の規定は,次に掲げる場合については,適用しない。
①法令に基づく場合
②人の生命,身体又は財産の保護のための必要がある場合であって,本人の同意を得ることが困難であるとき。
③公衆衛生の向上又は児童・生徒の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって,本人の同意が困難な場合であるとき。
④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(適正な取得)
第5条 この組合は,偽りその他不正の手段により個人情報の取得を行わない。
(第三者提供の制限)
第6条 この組合は,第4条第3項各号に掲げる事由のある場合を除くほか,あらかじめ本人の同意を得ないで,個人データを第三者に提供しない。
2 この組合は,第三者に提供される個人データについて,本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって,次に掲げる事項について,あらかじめ本人に通知し,又は本人が容易に知り得る状態に置いているときは,前項の規定にかかわらず,当該個人データを第三者に提供することができる。
① 第三者への提供を利用目的とすること。
② 第三者に提供される個人データの項目
③ 第三者への提供の手段又は方法
④ 本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
3 この組合は,前項第②号又は第③号に掲げる事項を変更する場合は,変更する内容について,あらかじめ,本人に通知し,又は本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
4 この組合が,利用目的の達成のために必要な範囲内において,個人データの取り扱いに関する全部又は一部を委託する場合は,その受託者は前3項の第三者に該当しないものとし,本人の同意なく個人データの提供を行うことができる。ただし,受託者において,その取り扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう,この組合は,必要かつ適切な監督を行うこととする。
5 この組合が,他の個人情報を取り扱う者から事業を承継することに伴って個人データの提供を受ける場合には,第1項ないし第3項の第三者に該当しないものとする。

(共同利用)
第7条 この組合が,個人データを特定の者と共同で利用する場合であって,次の各号に掲げる情報をあらかじめ本人に通知し,又は本人が容易に知り得る状態に置いている場合には,その共同利用者は第三者に該当しないものとし,本人の同意なく個人データの提供を行うことができる。
①個人データを特定の者との間で共同して利用すること。
②共同して利用する個人データの項目
③共同利用者の範囲
④利用する者の利用目的
⑤当該個人データの管理について責任を有する者の氏名又は名称

第3章 個人データの適正管理義務
(データ内容の正確性の確保)
第8条 この組合は,利用目的の達成に必要な範囲内において,個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めることとする。

(安全管理措置)
第9条 この組合は,取り扱う個人データの保護を目的とし,個人データへの不正アクセス又は個人データの漏えい,紛失,改ざん,破壊等を防止その他の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる。

(委託先の監督)
第10条 この組合は,個人情報の取り扱いの全部又は一部を委託する場合には,委託を受けた者に対し,個人データの保護を図るため必要かつ適切な監督を行うものとする。

第4章 保有個人データの利用目的の通知,開示及び訂正等
(保有個人データに関する事項の公表等)
第11条 この組合は,保有個人データに関し,次に掲げる事項について,本人の知り得る状態(本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。)に置くこととする。
①組合の名称
②すべての保有個人データの利用目的(第4条第3項第①号から第③号のいずれかに該当する場合を除く。)
③次に掲げる事項の求めに応じる手段及び次のイ又はロの事項を求められたときの手数料の額。
イ 保有個人データの利用目的の通知
ロ 保有個人データの開示
ハ 保有個人データの内容訂正,追加又は削除
ニ 保有個人データの利用の停止又は消去
ホ 保有個人データの第三者への提供の停止
ヘ 保有個人データの取扱いに関する苦情及び問合せの申出先
ト 前各号に掲げるもののほか,保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項

(保有個人データの利用目的の通知)
第12条 この組合は,本人から,本人が識別される保有個人データの利用目的の通知を求められたときには,前条に基づく措置をとることにより,遅滞なく,これを通知することとする。ただし,次の各号のいずれかに該当する場合には,この限りでない。
①前条の規定により当該本人が識別される保有個人データの利用目的が明らかな場合
②第3条第6項第①号から第③号までに該当する場合
2 この組合は,前項の規定に基づき求められた保有個人データの利用目的を通知しない旨の決定をしたときには,本人に対し,遅滞なく,その旨を通知する。

(保有個人データの開示)
第13条 この組合は,本人から,当該本人が識別される保有個人データの開示(当該データが存在しないときにはその旨を知らせることを含む。)を求められたときには,本人に対し,書面の交付による方法(本人が同意した方法があるときは,当該方法)により,遅滞なく当該保有個人データを開示することとする。
2 前項の求めにもかかわらず,開示することにより,次の各号のいずれかに該当する場合は,その全部又は一部を開示しないことができる。なお,開示しない旨の決定をしたときには,本人に対し,その旨を遅滞なく通知する。
①本人の生命,身体,財産その他の権利利益を著しく害するおそれがある場合
②第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
③この組合の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
④法令に違反することとなる場合

(保有個人データの訂正等)
第14条 この組合は,本人から,当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないという理由によって当該保有個人データの訂正,追加又は削除(以下「訂正等」という。)を求められた場合には,利用目的の達成に必要な範囲内において,遅滞なく必要な調査を行い,その結果に基づき,当該保有個人データの内容の訂正等を行う。
2 前項の求めに基づき,当該保有個人データの内容の全部若しくは一部について訂正等を行ったとき,又は訂正等を行わない旨の決定をしたときには,その旨(訂正等を行ったときは,その内容を含む。)を,遅滞なく本人に通知する。

(保有個人データの利用停止等)
第15条 この組合は,本人から,当該本人が識別される保有個人データにつき,本人の同意なく目的外利用したこと,保有個人データが不正に取得されたことを理由として,当該保有個人データの利用の停止,消去(以下「利用停止等」という。)を求められた場合,又は本人の同意がなく保有個人データの第三者提供を行っていたことを理由として,当該保有個人データの第三者への提供の停止を求められた場合であって,その求めに理由があることが判明したときは,遅滞なく,違反を是正するために必要な限度で当該保有個人データの利用停止等を行い,又は第三者への提供を中止する。ただし,当該保有個人データの利用停止等又は第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって,本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは,この限りではない。
2 この組合は,前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部若しくは一部について,利用停止等を行ったとき若しくは利用停止等を行わない旨の決定をしたとき,又は第三者への提供を停止したとき若しくは第三者への提供を停止しない旨の決定をしたときは,その旨を遅滞なく本人に通知することとする。

(理由の説明)
第16条 この組合は,第12条第2項,第13条第2項,第14条第2項又は第15条第2項の規定により,本人から求められた措置の全部又は一部について,その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は,本人に対し,その理由を説明するように努める。
(開示等の求めに応じる手続)
第17条 この組合は,第12条第1項,第13条第1項,第14条第1項又は第15条第1項の規定による求め(以下「開示等の求め」という。)につき,その申出先として,個人情報取扱窓口を設けるものとし,次に掲げる開示等の求めを受付ける手続については,別に定める。なお,この組合は,開示等の求めに応じる手続を定めるに当たっては,本人に過重な負担を課するものとならないように配慮する。
①開示等の求めに際して提出すべき書面(電子的方法,磁気的方法その他人の知覚によっては認識することのできない方式で作られる記録を含む。)の様式その他の開示等の求めの方式
②開示等の求めをする者が本人又は第3項に規定する代理人であることの確認の方法
③次条第1項の手数料の徴収方法
2 この組合は,本人に対し,開示等の求めに関し,その対象となる保有個人データを特定するに足りる事項の提示を求めることができる。この場合において,この組合は,本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう,当該保有個人データの特定に資する情報の提供その他本人の利便を考慮した適切な措置をとる。
3 開示等の求めは,未成年者又は成年被後見人の法定代理人,又は開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人によってすることができる。

(手数料)
第18条 この組合は,保有個人データの利用目的の通知,又は保有個人データの開示を求められたときは,当該措置の実施に関し,手数料の額を定め徴収することができる。
2 前項の手数料については,実費を勘案して合理的であると認められる範囲内において,その額を別に定める。

第5章 個人情報保護の体制
(推進体制の明確化)
第19条 この組合は,取り扱う個人情報の漏えい,滅失又はき損の防止,その他の個人情報の安全管理のため,個人情報管理委員会(以下「管理委員会」という。)を設置し,個人情報の保護のための必要な措置を講ずる。
2 管理委員会は,書記長を責任者とする若干名の委員で構成する。
3 管理委員会は,個人情報を取り扱う部門,担当者を明確にし,それぞれの部門,担当者の権限と責任を明確にする。
4 管理委員会は,個人情報の漏えい,滅失又はき損の事故が発生した場合には,速やかに事故の経緯及び被害状況等を調査し,復旧のための必要な措置を講じるとともに,当該事故の状況等について執行委員会に報告しなければならない。

(書記局員等の責務)
第20条 この組合は,書記局員等(書記局員等とは,書記局規定第3条に規定される構成員のほかに,再雇用書記,臨時採用職員,派遣労働者,及び一定の期間この組合と雇用契約を交わした者を含む。)に個人データを取り扱わせるにあたっては,当該個人データの安全管理が図られるよう,当該書記局員等に対する必要かつ適切な監督を行うものとする。書記局員等の遵守すべき事項については,別に定める。

(研修の実施)
第21条 この組合は,書記局員等に対し,個人情報の保護に関する重要性を認識させ,この規程等の周知徹底を図るため,研修を実施する。

第6章 苦情処理
(苦情処理)
第22条 この組合は,個人情報の取り扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努める。
2 この組合は,前項の目的を達成するために,苦情処理窓口を設けるなどの必要な体制の整備に努める。

第7章 雑則
(運用要領)
第23条 この規程を実施するために,執行委員会において,個人情報に関する保護方針を定めるとと もに,必要な事項を運用要領として定めることができる。執行委員会で定められた事項については, 戦術委員会へ報告する。

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